Projekt oder Prozess? Beide haben Schritte, ein Ziel und ein Ende – nur bei einem davon lohnt sich Automatisierung.

Verwechselt werden sie, weil beide als Kasten mit Pfeilen gezeichnet werden. Genau solche Diagramme sehen ordentlich aus, verraten aber nichts über Rollen, Übergaben zwischen Personen oder Systemen und Wartezeiten.

Ein Projekt ist einmalig: Ein Team plant, arbeitet und übergibt das Ergebnis, dann ist Schluss. Es läuft nie wieder nach denselben Regeln ab. Ein Bürogebäude einziehen ist ein Projekt. Deshalb lässt sich ein Projekt nicht sinnvoll automatisieren, es gibt keinen zweiten Durchlauf.

Ein Prozess ist eine wiederholte Folge von Tätigkeiten, die eine definierte Eingabe in ein definiertes Ergebnis überführt. Er läuft nach denselben Regeln immer wieder ab. An einer Eingangsrechnung sieht man die drei Bausteine: Eingabe ist der PDF-Anhang per E-Mail, die Schritte sind Prüfung, Freigabe und Buchung, das Ergebnis ist die gebuchte Rechnung im System.

Der entscheidende Unterschied liegt in der Wiederholung. Die ISO 9001 beschreibt den prozessorientierten Ansatz: Prozesse mit Eingaben, Ausgaben, Verantwortlichen und Kennzahlen definieren und nach dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) verbessern. Eine Automation, die nur den Normalfall kennt, erzeugt bei jedem Sonderfall manuelle Nacharbeit.

Faustregel: Prozesse aufnehmen, bevor automatisiert wird – mit Rollen, Übergaben und Kennzahlen wie Durchlaufzeit und Fehlerquote. Ein Schritt eignet sich zur Automatisierung, wenn er nach festen Regeln wiederholbar ist, ohne menschliche Entscheidung.

Ein Prozess heißt nicht „irgendwo passiert etwas“, sondern wiederholte Schritte von einer definierten Eingabe zu einem definierten Ergebnis.

📌 Eingabe · Schritte mit Übergaben · Ergebnis

📚 Automatisierung von Grund auf · Tag 4 von 30
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