Eine Checkliste zu automatisieren klingt einfach. Wer es versucht, baut bald Ausnahme über Ausnahme ein.
Viele denken, eine Schrittfolge aufzuschreiben reiche für die Automatisierung. Das klingt plausibel, weil eine Checkliste ja ebenfalls Schritte in einer Reihenfolge vorgibt.
Tatsächlich ist ein Workflow mehr als eine Liste: eine festgelegte Folge von Schritten mit Bedingungen und Verzweigungen, die bei jedem Durchlauf nach denselben Regeln abläuft. Er hat einen definierten Start, den Trigger, ein definiertes Ende und für jede Entscheidung eine feste Regel, etwa wenn Anfrage genehmigt, dann Schritt A, sonst Schritt B. Auch die Datenübergabe zwischen den Schritten steht vorher fest: welche Information aus Schritt eins in Schritt zwei übergeht und in welcher Form.
Der Irrtum entsteht, weil Checklisten im Alltag funktionieren. Sie überlassen jede Entscheidung der Person, die sie gerade abarbeitet, und genau das versagt maschinell. Ein Prozess ist erst reif für Automatisierung, wenn die Schrittfolge und ihre Regeln für den Normalfall feststehen.
Eine Bestellung geht per E-Mail ein und löst den Workflow aus. Dann werden automatisch Kundendaten abgeglichen, die Rechnung im Buchhaltungssystem erstellt und eine Bestätigung gesendet. Bei jedem Durchlauf laufen genau diese Schritte in genau dieser Reihenfolge.
Woran man es erkennt: Läuft der Vorgang bei jedem Durchlauf nach denselben Regeln ab, egal wer ihn ausführt? Lautet die Antwort nein, weil Einzelfall-Entscheidungen im Vordergrund stehen, ist es eine Checkliste, kein Workflow.
Workflow heißt nicht eine Liste, die jeder anders abarbeitet, sondern eine geregelte Schrittfolge mit Trigger, festen Regeln und definierten Datenübergaben. Erst den Prozess festlegen, dann automatisieren.
📌 Trigger · Schrittfolge · Datenübergabe
📚 Automatisierung von Grund auf · Tag 1 von 30
#workflow #Automatisierung #Prozessoptimierung
Viele denken, eine Schrittfolge aufzuschreiben reiche für die Automatisierung. Das klingt plausibel, weil eine Checkliste ja ebenfalls Schritte in einer Reihenfolge vorgibt.
Tatsächlich ist ein Workflow mehr als eine Liste: eine festgelegte Folge von Schritten mit Bedingungen und Verzweigungen, die bei jedem Durchlauf nach denselben Regeln abläuft. Er hat einen definierten Start, den Trigger, ein definiertes Ende und für jede Entscheidung eine feste Regel, etwa wenn Anfrage genehmigt, dann Schritt A, sonst Schritt B. Auch die Datenübergabe zwischen den Schritten steht vorher fest: welche Information aus Schritt eins in Schritt zwei übergeht und in welcher Form.
Der Irrtum entsteht, weil Checklisten im Alltag funktionieren. Sie überlassen jede Entscheidung der Person, die sie gerade abarbeitet, und genau das versagt maschinell. Ein Prozess ist erst reif für Automatisierung, wenn die Schrittfolge und ihre Regeln für den Normalfall feststehen.
Eine Bestellung geht per E-Mail ein und löst den Workflow aus. Dann werden automatisch Kundendaten abgeglichen, die Rechnung im Buchhaltungssystem erstellt und eine Bestätigung gesendet. Bei jedem Durchlauf laufen genau diese Schritte in genau dieser Reihenfolge.
Woran man es erkennt: Läuft der Vorgang bei jedem Durchlauf nach denselben Regeln ab, egal wer ihn ausführt? Lautet die Antwort nein, weil Einzelfall-Entscheidungen im Vordergrund stehen, ist es eine Checkliste, kein Workflow.
Workflow heißt nicht eine Liste, die jeder anders abarbeitet, sondern eine geregelte Schrittfolge mit Trigger, festen Regeln und definierten Datenübergaben. Erst den Prozess festlegen, dann automatisieren.
📌 Trigger · Schrittfolge · Datenübergabe
📚 Automatisierung von Grund auf · Tag 1 von 30
#workflow #Automatisierung #Prozessoptimierung
5 Tage vor
